提供至少两种格式的报价单，第一种为Word文档，这是供客户修改使用的。但是由于Word文档版本的差别，可能打不开，所以还需提供一个PDF版本。
PDF版本比较正规，是标准的文书。最好再提供一个图片版，万一客户既打不开Word，又没有PDF浏览器，就要寄希望于这张图片了。无论提供的什么文件格式，发之前必须预览，保证客户拿到手可以直接打印使用。
在邮件最后部分写上：详细报价资料请参见附件中的文件，我提供了三种格式，Word，PDF，JPRG，可根据您的电脑软件情况选择最合适的格式，并且我已经排好版，您可以直接下载打印使用。
多为客户着想，多在细节为客户考虑问题，客户看到你的细节越多就会越放心。
2、在报价单加入公司信息
在邮件正文里放上一些关键内容，例如总报价，公司的优势等等。这些都是引子，让客户有兴趣打开报价单。在报价单开头写上：TO某客户，报价单制作时间和有效期。
报价单的命名一定是公司名称加产品名称，保证客户到时候能够知道这份报价单是什么产品的报价单，来自于哪个公司。
在报价单加入自己的公司的标志、名称、电话、传真、邮箱以及公司的一些理念、口号，这是用来提升形象的一种方法。
3、 产品摆放的建议
很多公司有集装箱摆放软件，如果有，可以在最后一部分演示一下客户需要的产品如何摆放，总计需要几个集装箱，这样会显得更专业。
为客户考虑到最后一步，会让你的交易进行得更顺利。作为买家，能直接在报价体现的东西，沟通成本就降低很多，合作更顺畅。
4、纸箱资料要详细
包装单位（纸箱详细资料），纸箱重量、尺寸、体积、含量、材料。这是非常重要的，但通常这一点会被供应商轻易地忽略。如果报价遗漏了这些，那么国外买家可能会立刻删除它，因为他们没有时间去询问这些细节。
在包装上也要做足功课，要给到客户所有的细节，因为客户不可能每次都来问你这些细节，他们会认为你不够专业，要最大限度减少沟通成本。
5、 收款方式要讨论好
必须准确地讨论付款条件。
所有一切都没问题之后，来到最后一步，不能功亏一篑，要跟客户沟通讨论好如何收付款，要考虑到国外的支付习惯。
6、 越详细越好，注意细节
制作报价单，一定要将每一部分的价格标注清楚，包括每一部分的型号、大体参数尺寸、品牌、质保年限等等。当然还是要出现报价的关键因素，付款方式等。
告诉客户，你的产品为什么值这个钱。例如客户要了十个设备，上面对于每个设备都简略的用表格报了价，这个部分就需要放出每个设备详细信息：图片、认证、具体的参数、优势、设备的包装类型、包装图片、配套的配件数量、等等（如果是成套设备请把配件表标注）。
他们真的在乎每个细节，而且认为这些细节都是必须具备的，你的报价越详细越容易被采纳。如果有太多内容是需要等到客户再次询问的，那么你的报价就是一次失败的报价。
注意事项：费用要考虑汇率，运费(FOB、C&F、CIF)等。
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